Win4Doc 2025
Service public de Wallonie (SPW)
Le programme Win4Doc permet à une entreprise d'engager un chercheur pour mener une thèse de doctorat qui sera réalisée au sein de l'unité de recherche universitaire partenaire.
La réalisation d’une thèse de doctorat en cotutelle est envisageable.
Les laboratoires et services de l’ULB ayant leur activité en RBC sont également éligibles à cet appel.
Objectifs
− Renforcer le potentiel scientifique et technologique des entreprises via la réalisation d’une recherche innovante dans une thématique définie comme stratégique pour l'économie wallonne pour laquelle un besoin industriel fort a été identifié et est susceptible de déboucher à terme sur la mise au point d'un nouveau produit, procédé ou service (PPS) valorisable par l'entreprise ;
− Permettre à un chercheur de réaliser une thèse de doctorat ;
− Favoriser les liens entre différents acteurs de la recherche en Wallonie, entre les entreprises, les universités, les centres de recherche agrées, les organismes publics de recherche et les hautes écoles ou leur centre de recherche associé.
Le délivrable de la recherche devra être unique, quantifiable, clairement identifié, décrit de manière exhaustive et justifié par rapport à son potentiel de valorisation.
Partenariat
Promoteur du projet : une entreprise disposant d’un siège d’exploitation en Wallonie.
Partenaire de recherche : une unité de recherche universitaire. Le partenariat peut être étendu à une deuxième unité de recherche universitaire (réalisation d’une thèse en cotutelle) ou à une autre entité de recherche [centre de recherche agréé, organisme public de recherche (ISSEP, CRAW, ERM, Institut Von Karman), une haute école ou son centre de recherche associé].
Un accord de partenariat devra être signé par tous les partenaires et joint à la proposition définitive.
Le doctorant devra à la fois travailler au sein de l’entreprise promotrice et dans le laboratoire universitaire d’accueil (tâches minimales de 1/3 chez chacun), l’encadrement du chercheur / de la chercheuse est donc essentiel dans chacune des entités, ainsi que la coordination entre elles. Même si le chercheur / la chercheuse ne doit pas nécessairement être identifié(e) au dépôt de la proposition détaillée, il est fortement recommandé que ce dernier / cette dernière le soit déjà.
Durée : 48 mois (possibilité dans certains cas particuliers de ne demander que 24 mois - voir règlement de l'appel)
Thématiques
Le programme s’inscrit dans la Stratégie de Spécialisation Intelligente RIS3 de la Wallonie et est ouvert à toutes les thématiques qui y sont liées :
DIS 1 Matériaux circulaires
DIS 2 Innovations pour une santé renforcée
DIS 3 Innovations pour des modes de conception et de production agiles et sûrs
DIS 4 Systèmes énergétiques et habitats durables
DIS 5 Chaînes agroalimentaires du futur et gestion innovante de l’environnement
Les projets doivent aider la Wallonie à accomplir les feuilles de route relatives à chaque domaine. Celles-ci sont disponibles sur le site du SPW-EER
Procédure de soumission
Etape 1 : dépôt de la déclaration d’intention 02/12/2025 à 12h00 via le portail Ontime.
Etape 2 : réunion d'information et d'accompagnement entre les agents de l’Administration et les porteurs du projet sera organisée entre le 08/12/25 et le 13/02/26
Etape 3 : dépôt de la proposition détaillée 14/04/2026 à 12h00
Seules les propositions détaillées ayant fait l'objet préalablement d’une déclaration d’intention recevable (étape 1) et d'une réunion de présentation du projet à l’Administration (étape 2), rédigées à l'aide du formulaire de soumission, sont éligibles au présent programme.
Afin de procéder à l'analyse financière, les entreprises transmettront, un état (même s'il est encore provisoire) des comptes annuels relatifs au dernier exercice clôturé (dans les cas où ceux-ci n'ont pas encore fait l'objet d'une publication par la Centrale des Bilans) lors de la soumission de la proposition définitive.
Limite d'engagement du chercheur : 15/10/2026
Plus d'informations : tutoriel du programme Win4Doc
Financement
Dans le cadre du Win4Doc, le subside est obtenu par l'entreprise directement qui reverse à l'université des frais forfaitaires de fonctionnement et coordination semestriels.
Taux de financement selon la taille de l'entreprise : Petite 70% - Moyenne 60% - Grande 50%. La "part manquante" est apportée par l'entreprise coordinatrice. Les taux d'intervention s'appliquent à toutes les dépenses admissibles avant impôts et autres prélèvements.
Dépenses éligibles
• La charge salariale du chercheur
• Des frais forfaitaires de fonctionnement et de coordination pour l'entreprise (à hauteur de 10.000 € par semestre)
• Des frais généraux correspondant à 10% du total charge salariale du chercheur
• Frais de sous-traitances comprenant notamment des frais forfaitaires de fonctionnement et de coordination pour l'unité universitaire (à hauteur de 10.000 € par semestre). Dans le cas d’une cotutelle avec une autre unité universitaire ou d’une collaboration avec un centre de recherche agréé, ces frais seront répartis entre les deux partenaires académiques.
Pour postuler
L’ULB-KTO vous invite à prendre contact avec ses conseillers le plus rapidement possible et ce dès l'idée de projet. Le conseiller pourra notamment vous aider dans la recherche d'un partenariat industriel (obligatoire pour cet appel) ainsi que pour toute l'aide nécessaire au montage du projet : négociation et contractualisation avec les partenaires, élaboration de la stratégie de valorisation, mise en place de l'accord de partenariat, aide à l'établissement des budgets et aide/vérification de l'adéquation aux critères de l'appel.
Pour rappel, le dossier complet (annexes comprises) devra être soumis à votre conseiller KTO pour validation et pour signature au plus tard une semaine avant le dépôt. Une validation des documents contractuels et des budgets est indispensable avant signature par nos autorités académiques.
Requis d'admission
La procédure de sélection du projet a lieu en plusieurs étapes :
1) Eligibilité
L'éligibilité de chacune des propositions détaillées est examinée par l'Administration sur base des critères suivants :
- Le consortium intègre une seule entreprise possédant un siège d’exploitation en Wallonie
- Le consortium de recherche comporte au minimum un partenaire universitaire et au maximum trois partenaires
- Le promoteur est une entreprise
- Le(s) membre(s) du (des) entité(s) de recherche ne peut (peuvent) pas faire partie du conseil d’administration de l’entreprise promotrice.
- Les modalités de soumission au point 3 du vadémécum ont été respectées.
- La recherche n’a pas déjà fait l’objet d’un financement public
- L’accord de partenariat est signé par l’ensemble des partenaires et joint à la proposition définitive
- Lors de l’introduction du dossier, l’entreprise n’est pas en difficulté au sens des lignes directrices de l’Union européenne relatives aux aides d’Etat, au sauvetage et à la restructuration d’entreprises en difficulté.
- Au dépôt du projet, les partenaires devront avoir rempli toutes leurs obligations administratives vis-à-vis de leurs conventions antérieures avec l’administration (rapports, déclarations de créance …) dans le respect des délais repris dans ces conventions ou fixés par l’administration
Les propositions détaillées non éligibles ne sont pas soumises à évaluation.
2) Evaluation
Le processus d’évaluation se déroule en 2 phases réalisées en parallèle :
o Evaluation technique
L’Administration évalue les projets soumis sur base des 6 critères suivants :
- Le caractère innovant du projet (cote /20)
- L’excellence et l’expérience (cote /15)
- La qualité, la faisabilité et la pertinence du projet (cote /15)
- La valorisation de l’innovation (cote /30)
- La contribution au Développement durable (cote /10)
- Le degré de Risque (cote /10)
De plus, dans le cadre de l’aide « Win4Doc », l’évaluation porte aussi sur les éléments suivants :
- Le profil du chercheur : en particulier, le candidat doit être porteur d’un diplôme qui le rend éligible à la réalisation d’un doctorat dans l’université partenaire (l’université devra fournir une attestation de cette éligibilité). Le candidat devra avoir obtenu ce diplôme depuis moins de 10 ans (à la date de lancement de l’appel). Ce point est inclus dans le critère d’évaluation « L’excellence et l’expérience ».
- La qualité de la coordination et de l’encadrement, tant au sein de l’entreprise que du laboratoire universitaire d’accueil. Ce point est inclus dans le critère d’évaluation « La qualité, la faisabilité et la pertinence du projet ».
- L’ouverture internationale. Ce point est inclus dans le critère d’évaluation « L’excellence et l’expérience ».
L'évaluation est sanctionnée par une cote globale allant de 0 à 100. L'évaluation technique est sanctionnée par deux types d’avis :
▪ Favorable : Le projet a reçu une cote supérieure ou égale à 60% pour chacun des critères d’évaluation ;
▪ Défavorable : Le projet a reçu une cote strictement inférieure à 60% pour au moins un des critères d’évaluation.
o Evaluation financière
L’Administration évalue la solidité financière des entreprises conformément à la procédure reprise sur le Portail de la Recherche et des Technologies en Wallonie sur base d’un plan financier détaillant le financement du projet par les entreprises.
L’évaluation globale d’une proposition détaillée correspond à la combinaison de l’évaluation technique et de l’évaluation financière.
Les projets qui sont déclarés admissibles au financement (favorable, favorable sous condition et favorable sous réserve) sont repris dans un classement (ranking list) transmis au jury de sélection. Les projets admissibles au financement pour lesquels le chercheur / la chercheuse est identifié(e) au dépôt de la proposition définitive seront considérés comme prioritaires dans le classement.
3) Le jury
Sur base du rapport d'éligibilité et d'évaluation, des discussions tenues et du budget disponible, le jury de sélection remet au Ministre de la Recherche les éléments suivants :
▪ Le classement des projets, élaboré sur base des cotations issues des évaluations réalisées par le SPW-EER ;
▪ Le procès-verbal de la réunion tel que validé par l’ensemble des membres présents du jury, et reprenant les divers éléments de discussion et les résultats des votes ;
▪ Le cas échéant, le rapport, tel que validé par le jury, reprenant les remarques et/ou recommandations du jury, argumentées et justifiées.
Zones géographiques
Les zones géographiques n'ont pas encore été spécifiées.